Download Mengoperasikan microsoft access

KKPI
( ketrampilan komputer &
pengelolaan Informasi )
Pengertian Program Access
Microsoft Access adalah sebuah program
aplikasi untuk mengolah database, karena
terdiri dari lajur kolom & lajur baris
Microsoft Access merupakan aplikasi
program yang sangat mudah dalam
pembuatan dan perancangan sistem
manajemen database.
Merupakan sekumpulan data
yang saling berhubungan





Untuk Membuat Aplikasi
program Persediaan Barang
Untuk membuat aplikasi
program gaji
karyawan/pegawai
Untuk membuat program
kehadiran
Untuk membuat program
penjualan & pembelian
Untuk membuat program
aplikasi administrasi
pendidikan dll.
Field
No
NIK
Nama
Gaji
1.
A121
Raya
500.000
2.
B 122
Andika
550.000
3.
C123
Herman
650.000
4.
D124
Susanti
700.000
Record
Field adalah struktur data yang
merupakan bagian dari kolom
Record adalah struktur data yang
merupakan bagian dari baris
 Klik tombol start
 Lalu pilih program
 Lalu pilih Microsoft Office
 Kemudian pilih Microsoft Office
Access 2007




Tabel : merupakan komponen utama dlm
database yang berisikan kumpulan tabel.
Queries : untuk menampilkan data
dengan kondisi tertentu atau kriteria dari
sebuah tabel
Form : untuk menampilkan, mengisi,
mengubah atau menghapus data.
Report : untuk menampilkan bentuk
sebuah laporan ( dapat dicetak )

Tuliskan Pengertian dari Ms. Access

Tuliskan apa itu Database

Ada 5 point fungsi Ms. Access, Tuliskan

Tuliskan maksud dari Field & Record

Bagaimana cara membuka aplikasi Ms.
Access



Pada halaman awal access 2007, pilih
kelompok featuring pada panel sebelah kiri.
Kemudian pilih New blank database pada
daftar template.
Pada panel sebelah kanan, beri nama file
databasenya yang akan dibuat. pada kotak file
name. contohnya “latihan.accdb” lalu tekan
tombol Create.
Memahami area kerja access 2007
Office button > Berfungsi untuk
menampilkan sederetan menu-menu
perintah yang akan digunakan.
 Quick access toolbar > Merupakan iconicon yang berfungsi untuk mengakses
menu dengan sekali klik.
 Title bar > Berfungsi sebagai petunjuk
kepada user tentang program aplikasi &
file database yang sedang aktif / dibuka.

 Ribbon
> Merupakan seperangkat menu
yang dikelompokkan berdasarkan
kesamaan fungsi yang dibawanya.
 Sizing button > Berfungsi untuk minimize,
maximize, restore serta menutup program
access.
 Panel navigasi > Berfungsi untuk
menempatkan nama-nama objek database
yang telah dibuat meliputi tabel, form,
query, report & dll.
 Status bar > Berfungsi untuk menampilkan
keterangan-keterangan dari aktivitas yang kita
lakukan.
 Tampilan objek database > Berfungsi untuk
menampilkan data-data dari objek database yang
dipilih pada panel navigasi.
Menutup file database
• Klik tombol “office button”
• Klik menu “close database”
Membuka file database
@ Klik tombol office button
@ Lalu pilih menu open
@ Tentukan file database yang akan dibuka
Pada area kerja access yang tampil, klik tab
create
 Lalu pada kelompok tables, klik icon table
design
 Lalu ketikkan nama-nama fieldnya pada
kotak field name
 Lalu pada kotak data type, tentukan tipe data
yang sesuai dengan fieldnya

Membuat tabel data siswa
 Buka program access ( diperagakan )
 Lalu buat file databasenya ( diperagakan )
 Lalu buat tabel data mahasiswa ( diperaga )
 Lalu isikan field-field yang sesuai dengan
data mahasiswa ( diperagakan )
 Lalu tentukan tipe datanya pada kotak data
type ( diperagakan )
 Lalu isikan pada bagian description sebagai
keterangan dari field name ( diperagakan )
Membuat primary key
 Cara pertama
Klik kanan pada field name “ NIM “. Lalu
pilih menu primary key.
 Cara kedua
Arahkan (aktifkan) pada field name “ NIM “.
Lalu pada ribbon design dikelompok tools,
klik icon primary key
Menghapus primary key
• Cara pertama
• Aktifkan pada field name contohnya “ NIM “.
Klik lagi icon primary key yang ada di ribbon
design
• Carat kedua
• Klik kanan mouse pada field name contohnya
“ NIM “. Lalu klik lagi primary key
Menyimpan tabel
• Ada dua cara dalam menyimpan tabel
1. Dari Quick acces toolbar
• Klik icon save lalu pada kotak save as
tentukan nama tabelnya ditable name, lalu
klik tombol ok. ( diperagakan )
2. Dari Tombol office button
• Klik menu save / save as lalu beri nama
tabelnya di table name, lalu klik tombol ok.
( diperagakan )
Pertemuan Ketiga
By
Syahril, S.Kom
Membuat tabel nilai siswa
• Buka file database yang sudah ada, klik ribbon
create untuk membuat tabel yang baru.
• Lalu klik icon table design yang berada
dikelompok tabel.
• Lalu rancanglah sebuah tabel yang
berhubungan dengan nilai siswa.( NIM,
B.Inggris, B.Indo, Matematika, Agama,
Komputer , dll )
• Lalu beri primary key pada field name “
NIM “ dengan cara klik pada icon primary
key yang berada di ribbon design
dikelompok tools.
• Kemudian simpanlah tabel yang telah
dibuat. Dengan cara klik icon save pada
quick access toolbar atau bisa juga di
office button.
Terlebih
dahulu bukalah database
yang pernah ada (dibuat).
Dipanel navigasi arahkan mouse ke
tabel dengan cara mendouble klik
tabel tersebut.



Pada panel navigasi, klik kanan nama tabel
yang akan dicopy lalu pilih menu copy
Kemudian klik kanan disembarang tempat
yang masih kosong diarea panel navigasi.
Lalu pilih menu paste.
Kemudian akan muncul kotak dialog “paste
table as”, pada kotak table name, beri nama
tabel yang baru lalu tekan ok
Cara mengganti nama tabel
Klik kanan pada tabel, kemudian pilih
menu rename
 Kemudian beri nama lain pada tabel
tersebut
 Lalu akhiri dengan cara menekan enter
dikeyboard.

CARA MENGHAPUS TABEL
Klik
kanan pada tabel yang mau
dihapus
Lalu pilih menu delete
Cara lain untuk menghapus tabel:
• Dari ribbon home dikelompok
records, klik icon delete
• Kemudian muncul kotak
konfirmasi, lalu klik tombol ok
MENAMBAH FIELD BARU
Klik ganda pada tabel contoh “tabel siswa”
 Klik kanan diantara field-field yang ada
 Lalu pilih Insert Column

Atau dengan mengklik Ribbon Datasheet,
kemudian klik menu Insert yang berada di
kelompok Fields & Columns
MENGGANTI NAMA FIELD
Dengan cara klik kanan pada Fieldnya lalu pilih
Rename atau dengan cara mendouble klik
Fieldnya lalu ketikan nama Fieldnya.
Menghapus Field


Klik kanan diantara field-field yang ada
Lalu pilih Delete Column
Dapat juga menggunakan menu Delete Column
yang ada pada kelompok Records dari Ribbon
Home.
Buka file database yang sudah ada
 Klik ribbon Database Tools
 Lalu klik Icon Relationships pada
kelompok Show/Hide
 Klik kanan pada Relationships lalu pilih
show table
 Sorotlah pada tabel siswa kemudian klik
tombol Add, lakukan hal yang sama
pada tabel yang ke dua lalu klik close

Lanjutan Membuat hubungan
antar tabel
Klik pada field NIM yang ada di tabel
pertama
 Kemudian drag sampai pada field NIM
yang ada di tabel kedua,
ketika dilepas tombol mouse, akan
tampil kotak dialog Edit Relationships
 Tekan tombol Create untuk membuat
relasi/hubungan.

Mengedit hubungan antar tabel
 Pada relationship yang telah tampil, klik kanan pada
garis relasi antar tabel
 Akan tampil menu pop up. Lalu pilih Edit
relationship atau klik icon Edit relationship
yang ada di ribbon design.
 Lalu pada kotak dialog Edit relationship, atur
hubungan antar tabel sesuai dengan kondisi yang
diinginkan. Untuk mengatur tipe hubungan klik join
type.
Double klik pada tabelnya di panel
navigasi.
 Pada bagian kiri tabel, klik tanda +
tersebut. Akan terdapat subtabel di
bawahnya



Fungsi query adalah untuk membantu kita
dalam pengolahan data, baik dalam
melakukan pemilihan, pengurutan, update
dll.
Membuat Query dengan Query Wizard
• Buka aplikasi access 2007 lalu buka file
databasenya
• Kliklah ribbon Create. Pada kelompok Other
pilih icon Query Wizard.
•
•
•
Lalu muncul kotak New Query.
Contohnya pilih Simple Query Wizard lalu
klik tombol ok.
Akan tampil kotak Simple Query Wizard.
Kita bisa memilih satu atau lebih tabel
atau Query.
Pertama – tama, pada tabel/queries,
pilihlah tabelnya. Lalu sorot field-field
yang akan dimasukkan ke bagian
selected fields. Gunakan tombol > untuk
memasukkannnya.
•
•
Kembali ke tabel/queries, pilih tabel
berikutnya. Lalu masukkan salah satu fieldfieldnya ke dalam kotak selected fields.
Lanjutkan dengan menekan tombol next, lalu
klik tombol next.
Kemudian beri nama Querynya. Lalu klik
tombol Finish.




Buka aplikasi access 2007 lalu buka file
databasenya
Lalu klik Ribbon Create kemudian klik icon
query design pada kelompok Other
Lalu akan tampil Design View & Show Table
Kemudian sorot pada tabel siswa & tabel nilai
lalu klik tombol Add. Kemudian klik tombol
close.



Selanjutnya tentukan field-field yang
diperlukan untuk membuat query
Klik pada bagian field dan pilih tabel siswa
misalkan NIM, alamat, bahasa inggris, bahasa
indonesia. Dll
Setelah sudah dipilih field-field yang mana
yang dimasukkan. Untuk menjalankannya klik
ikon run yang ada di ribbon design pada
kelompok Results.





Tuliskan fungsi office button…?
Tuliskan fungsi panel navigasi…?
Bagaimana cara membuat tabel data
siswa…?
Bagaimana cara membuat primary
key…?
Bagaimana cara menambah field baru…?

Form merupakan salah satu objek database
yang berguna untuk menampilkan,
memasukkan atau mengubah data dari tabel
atau query. Dan juga berguna untuk mengatur
field atau record yang akan ditampilkan ke
hadapan user
MEMBUAT FORM DENGAN FORM TOOL
Jalankan program Access 2007 lalu buka file
database.accdb
 Lalu klik sekali pada tabel yang aka dibuat
formnya
 Lalu klik ribbon Create dan klik pada ikon form
yang ada di kelompok form.
