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SISTEMA MALOTE DIGITAL
INSTRUÇÕES DE UTILIZAÇÃO
1-
Clicar no item “Sistemas” localizado na página inicial da intranet e, após,
clicar em “Sistema Hermes – Malote Digital”:
2- Acessar o Sistema Malote Digital informando login e senha (a mesma
utilizada no acesso ao Windows – AD) e, após, clicar no botão “Acesse”:
Caso seja necessário (dificuldade ou impossibilidade de acesso das Unidades
que integrarão referido sistema), poderá ser acionado o Help Desk (0800-
770.2779) ou acessado o ícone
computador.
disponibilizado no monitor do
3- Após acessar o sistema, será aberta a “Página inicial” com o menu na
lateral esquerda, como mostra a figura abaixo. Para selecionar a opção
desejada, basta clicar com o mouse na opção desejada, tais como “Não
Lidos”, “Enviar”, “Enviar em Sigilo”, “Lidos”, “Enviados”, “Últimos Lidos”,
“Últimos Enviados”, “Pessoais” ou ainda “Enviados e Lidos” e “Enviados e Não
Lidos”, como mostram as figuras abaixo:
a) Menu “Documentos”:
b) Tela de documentos “Não Lidos”:
c) Tela de documentos a “Enviar”. Selecionar tipo de documento a ser
enviado:
c.1) Selecionar o destinatário:
d) Tela de documentos a “Enviar em Sigilo”:
e) Tela de pesquisa de documentos “Lidos”:
f) Tela de pesquisa de documentos “Enviados”:
g) Tela de pesquisa dos 10 últimos documentos lidos:
O ícone
é utilizado para encaminhar o documento para uma Unidade
Organizacional.
é utilizado para encaminhar o documento em modo sigiloso, caso
O ícone
seja necessário.
O ícone
é utilizado para encaminhar o documento por e-mail (não
habilitada configuração de contas de email).
h) Tela de pesquisa dos últimos 10 documentos enviados:
i) Tela de pesquisa de documentos pessoais lidos:
j) Tela de recibo de documentos enviados e lidos:
k) Tela de recibo de documentos enviados e não lidos:
4- Na página inicial, temos no menu superior à direita as opções de “Página
Inicial”, “Fazer Logoff” e “Alterar UO” (este para quem tem mais de uma
Unidade Organizacional vinculada ao acesso).
“Página Inicial” retorna à página do início do sistema; “Fazer Logoff” retorna à
pagina de acesso ao sistema; “Alterar UO” permite a alteração da Unidade
Organizacional do usuário.
5- Temos também a opção de consulta pelo código de rastreabilidade.
Observações:
a) O Manual completo do sistema está disponível para leitura e/ou gravação,
na tela de acesso ao sistema e na página inicial, na aba “Úteis”:
b) O sistema emite recibos de e-mail’s enviados e lidos e também de enviados
e não lidos:
c) Os documentos que tramitarem pelo sistema deverão ser obrigatoriamente
em formato PDF (portable document format).
d) Para as Unidades já contempladas com o sistema SAJ/PG5, basta a
assinatura digital para a conversão do arquivo em PDF. Para salvá-lo em uma
pasta, clicar no menu “Arquivo/Imprimir” do editor de texto (do sistema SAJ)
com o documento finalizado e assinado, juntamente com a seleção de outros
documentos digitais ou digitalização de peças de autos físicos, quando
necessário. Deverá ser selecionada a opção de impressora PrimoPDF, PDF24
ou outro conversor. Caso não apareça essa opção, entrar em contato com o
Help Desk (0800-770.2779).
Abrir uma pasta em “Meus Documentos” para salvar os arquivos convertidos e
que serão anexados e enviados pelo sistema Malote Digital.
e) Para as Unidades não usuárias do sistema SAJ, após a assinatura, as
folhas deverão ser digitalizadas para obtenção do arquivo em PDF,
juntamente com outros documentos necessários.
Abrir uma pasta em “Meus Documentos” para salvar os arquivos convertidos e
que serão anexados e enviados pelo sistema Malote Digital.