Download Database - Sistem Informasi Akuntansi


Beberapa prinsip dasar bagaimana data di simpan
dalam sistem komputer.
› Entitas adalah segala sesuatu tentang perusahaan yang
ingin disimpan datanya. Di kampus atau universitas, salah
satu entitas adalah Mahasiswa atau student.
STUDENTS
Student ID
Last Name
First Name
Phone
Number
Birth Date
333-33-3333
Simpson
Alice
333-3333
10/11/84
111-11-1111
Sanders
Ned
444-4444
11/24/86
123-45-6789
Moore
Artie
555-5555
04/20/85
› Informasi tentang attribute dari sebuah entitas (Contoh:
No. Identitas Mahasiswa / the student’s ID number and
Tanggal Lahir / birth date) disimpan dalam fields.
STUDENTS
Student ID
Last Name
First Name
Phone
Number
Birth Date
333-33-3333
Simpson
Alice
333-3333
10/11/84
111-11-1111
Sanders
Ned
444-4444
11/24/86
123-45-6789
Moore
Artie
555-5555
04/20/85
› Semua fields terdiri dari data tentang 1 (satu) entitas
(Contoh: satu mahasiswa) membentuk sebuah record.
› Contoh dibawah ini memperlihatkan record dari Artie
Moore.
STUDENTS
Student ID
Last Name
First Name
Phone
Number
Birth Date
333-33-3333
Simpson
Alice
333-3333
10/11/84
111-11-1111
Sanders
Ned
444-4444
11/24/86
123-45-6789
Moore
Artie
555-5555
04/20/85
› Satu set dari seluruh record yang saling berhubungan
membentuk sebuah file (contoh: File Mahasiswa/the
student file).
› If this university only had three students and five fields for
each student, then the entire file would be depicted
below.
STUDENTS
Student ID
Last Name
First Name
Phone
Number
Birth Date
333-33-3333
Simpson
Alice
333-3333
10/11/84
111-11-1111
Sanders
Ned
444-4444
11/24/86
123-45-6789
Moore
Artie
555-5555
04/20/85
› Sebuah Set yang saling berhubungan dan
terkoordinasi membentuk sebuah database.
Student
File
Class
File
Advisor
File

Sistem Database dibuat untuk mengatasi
masalah yang dihadapi oleh file
utama/master file.
› Bertahun-tahun, tiap sebuah informasi baru
muncul, perusahaan membuat file baru dan
program baru.
› Hasilnya: sebuah peningkatan jumlah yang
signifikan dari file utama/master file.
Jenis-jenis File:
1.
File Utama ( Master File)
- Hampir sama dengan buku besar dalam SIA
Manual
- Menyimpan informasi informasi komulatif
mengenai
sumber daya organisasi
- File Permanen; File tersebut telah melalui
berbagai
periode fiskal
2.
File Transaksi
- Hampir sama dengan jurnal dalam SIA
Manual
- Berisi catatan mengenai setiap transaksi
bisnis yang
terjadi dalam periode fiskal tertentu
- Tidak Bersifat permanen, tetapi biasanya
dipertahankan tetap online hanya satu
periode fiskal

Database
Fact A Fact B
Fact C Fact D
Fact E Fact F
Database
Management
System
Enrollment
Program
Financial Aid
Program
Grades
Program
Database adalah
suatu gabungan
file yang saling
berhubungan dan
dikoordinasi
secara terpusat.

Database
Fact A Fact B
Fact C Fact D
Fact E Fact F
Database
Management
System
Enrollment
Program
Financial Aid
Program

Grades
Program
Pendekatan database
memperlakukan data
sebagai sumber daya
organisasi yang
seharusnya
dipergunakan serta
dikelola oleh seluruh
bagian organisasi
tersebut, bukan hanya .
DataBase Management
System (DBMS) bertindak
sebagai interface antara
database dengan
berbagai program
aplikasi.
Database
Fact A Fact B
Fact C Fact D
Fact E Fact F

Database
Management
System
Enrollment
Program
Financial Aid
Program
Grades
Program
Kombinasi
database, DBMS,
dan program
aplikasi yang
mengakses
database melalui
DBMS disebut
sebagai Sistem
Database

Teknologi Database ada dimana-mana.
› Hampir Seluruh SIA menerapkan
pendekatan database
› Secara Virtual seluruh lokasi komputer utama
menggunakan teknologi database.
› Penggunaan database dengan personal
komputer juga meningkat.

Keuntungan dari Teknologi Database:
› Integrasi Data
• Tercapai dengan
mengkombinasi file utama /
master files kedalam
kumpulan data yang lebih
besar yang dapat di akses
oleh banyak program.

Database technology provides the
following benefits to organizations:
› Integrasi Data
› Sharing Data
• Lebih Mudah dengan berbagi data yang sudah
terintegrasi – FBI merencanakan 8 tahun,
dengan proyek database senilai $400 juta
untuk membuat data lebih tersedia dan dapat
dipakai oleh para agennya.

Database technology provides the
following benefits to organizations:
› Integrasi Data
› Sharing Data
› Fleksibilitas Pelaporan
• Laporan-laporan dapat direvisi dengan
mudah dan dibuat sesuai dengan
kebutuhan.
• Database dapat dengan mudah di lihat
untuk kebutuhan penelitian.

Database technology provides the
following benefits to organizations:
› Integrasi Data
› Sharing Data
› Fleksibilitas Pelaporan
› Meminimal data yang tidak konsisten
• Karena data di simpan nya
sekali.

Database technology provides the
following benefits to organizations:
› Data integration
• Data items are independent of the programs that
use them.
› Data sharing
›
›
• Consequently, a data item can be changed without
Reporting changing
flexibility
the program and vice versa.
Makesredundancy
programming easier
and simplifies data
Minimal•data
and
management.
inconsistencies
› Independensi Data

Database technology provides the
following benefits to organizations:
› Data integration
› Data sharing
› Reporting flexibility
›
• Data management is more efficient because
Minimal data redundancy
and is responsible for
the database administrator
inconsistenciescoordinating, controlling, and managing data.
› Data independence
› Central management of data

Database technology provides the
following benefits to organizations:
› Data integration
› Data sharing
› Reporting flexibility
• Relationships
can be and
explicitly defined and used
› Minimal data
redundancy
in the preparation of management reports.
inconsistencies
• EXAMPLE: Relationship between selling costs
› Data independence
and promotional campaigns.
› Central management of data
› Cross-functional analysis

Pentingnya data yang baik:
› Data yang buruk dapat menyebabkan:
 Keputusan yang tidak bagus
 Memalukan
 Kemarahan Pemakai

Tampilan Logis dan Fisik data
- Tampilan Logis = bagaimana pemakai /
programer secara konseptual mengatur
dan memahami data.
- Tampilan Fisik = merujuk pada
bagaimana dan dimana data secara
fisik diarus dan disimpan dalam Disk,
tape, CD-ROM, atau media lainya.
Logical View—User B
Logical View—User A
Scholarship Distribution
Enrollment by Class
Sr.
33%
Fr.
5%
Soph.
24%
Jr.
38%
DBMS
Operating
System
Database
DBMS menerjemahkan
pandangan logis
pemakai dalam instruksi
mengenai data apa
yang harus diambil dari
database.
Logical View—User B
Logical View—User A
Scholarship Distribution
Enrollment by Class
Sr.
33%
Fr.
5%
Soph.
24%
Jr.
38%
DBMS
Operating
System
Database
Sistem operasi
menerjemahkan
permintaan DBMS
kedalam instruksi untuk
memindahkan data
secara fisik dari
berbagai disk.

Skema
› Skema mendeskripsikan struktur logis
database.
› Ada 3 (tiga) tingkat skema.
 Tingkat konseptual
 Tampilan seluruh database pada tingkat
organisasi
Subschema--User A
Subschema--User B
Subschema--User C
Smith . . . A
Jones . . . B
Arnold . . .D
Mapping external-level views to conceptual-level schema
Classes
Enroll
Student
Cash
Receipt
Mapping conceptual-level items to internal-level descriptions
Student Record
Student No.
--character [9]
Student Name --character [26]
SAT Score
--integer [2], non-null, index=itemx
Class Record
Class Name --character [9]
Dept No.
--integer [4], non-null, index=itemx
Course No.
--integer [4], non-null, index=itemx

Skema
› Skema mendeskripsikan struktur logis
database.
› Ada 3 (tiga) tingkat skema.
 Tingkat konseptual
 Tingkat eksternal
• Terdiri dari satu set tampilan individual bagi
pemakai dari berbagai bagian database
• Yang setiap bagiannya merupakan SubSkema.
Subschema--User A
Subschema--User B
Subschema--User C
Smith . . . A
Jones . . . B
Arnold . . .D
Mapping external-level views to conceptual-level schema
Classes
Enroll
Student
Cash
Receipt
Mapping conceptual-level items to internal-level descriptions
Student Record
Student No.
--character [9]
Student Name --character [26]
SAT Score
--integer [2], non-null, index=itemx
Class Record
Class Name --character [9]
Dept No.
--integer [4], non-null, index=itemx
Course No.
--integer [4], non-null, index=itemx

Skema
› Skema mendeskripsikan struktur logis
database.
› Ada 3 (tiga) tingkat skema.
 Tingkat Konseptual
 Tingkat Eksternal
 Tingkat Internal
• Menyediakan tampilan tingkat rendah dari
database.
• Skema ini mendeskripsikan bagaimana data
sebenarnya disimpan dan diakses, termasuk
informasimengenai petunjuk, indeks, panjang
catatan dst
Subschema--User A
Subschema--User B
Subschema--User C
Smith . . . A
Jones . . . B
Arnold . . .D
Mapping external-level views to conceptual-level schema
Classes
Enroll
Student
Cash
Receipt
Mapping conceptual-level items to internal-level descriptions
Student Record
Student No.
--character [9]
Student Name --character [26]
SAT Score
--integer [2], non-null, index=itemx
Class Record
Class Name --character [9]
Dept No.
--integer [4], non-null, index=itemx
Course No.
--integer [4], non-null, index=itemx

Para akuntan sering terlibat dalam
pengembangan skema pada tingkat
konseptual dan eksternal,sehingga
penting mengetahui perbedaan antara
keduanya..

Kamus Data
› Salah satu komponen kunsi dari DBMS
adalah kamus data.
 Yang mencakup informasi mengenai struktur
database.
 Setiap elemen data yang disimpan dalam
database, seperti nomor pelanggan, memiliki
catatan di kamus data yang mendekripsikan
elemen tersebut.

Para akuntan memiliki pemahaman yang
sangat baik mengenai elemen-elemen
data yang ada dalam organisasi
perusahaan, yaitu dari mana asalnya, dan
dimana mereka digunakan. Oleh sebab itu,
akuntan seharusnya berpartisipasi dalam
pengembangan kamus data.

DBMS biasanya memelihara kamus data.
› Kamus data sering kali merupakan salah satu
aplikasi pertama dari sistem database yang
baru.
› Masukan (input) untuk kamus data mencakup:
• elemen data yang baru/ yang sudah dihapus,
• serta perubahan nama, dekripsi atau
penggunaan elemen data yang ada.
› Keluaran (outputs) mencakup:
 Berbagai laporan yang berguna bagi programer,
perancangan database, dan pemakai sistem informasi:
 Designing and implementing the system.
 Documenting the system.
 Creating an audit trail.
 Bahasa-bahasa
DBMS
› Setiap DBMS harus menyediakan
sarana untuk pelaksanaan tiga
fungsi dasar:
 Creating a database
 Changing a database
 Querying a database

Creating a database:
› Bahasa definisi data / data definition
language (DDL). DDL is used to:
 Membangun kamus data
 Mengawali atau menciptakan database
 Mendeskripsikan pandangan logis untuk setiap
pemakai/programer
 Memberikan batasan untuk keamanan field
atau catatan pada database.

Changing a database
› Bahasa manipulasi data / data manipulation
language (DML). DML mencakup operasi:
 Updating data
 Inserting data
 Deleting portions of the database

Querying a database:
› Bahasa permintaan data / data query language
(DQL). DQL termasuk:




Mengambil data / Retrieving records
Menyortir data / Sorting records
Menyusun data / Ordering records
Menyajikan suatu bagian dari database sebagai respon
atas permintaan data

Penulis laporan (Report Writer)
› Banyak DBMS yang juga memasukkan penulis
laporan (report writer) adalah sebuah bahasa
yang menyederhanakan pembuatan laporan.
› Umumnya, pemakai hanya perlu
menspesifikasikan elemen data yang ingin
mereka cetak dan bagaimana format laporan.
Seluruh pemakai umumnya memiliki akses
ke DQL dan penulis laporan.
 Akses ke DDL dan DML seharusnya hanya
dibatasi untuk para pegawai yang memiliki
tanggung jawab administrasi dan
pemrograman.


DBMS dikarakterisasikan melalui jenis
model logis data yang mendasarinya.
› Model data adalah perwakilan abstrak dari
isi suatu database.
› Kebanyakan DBMS yang baru disebut
database relasional (relational databases)
karena menggunakan model relasional data
yang dikembangkan oleh Dr. E. F. Codd
pada tahun 1970.
Student ID
333-33-3333
111-11-1111
123-45-6789
STUDENTS
Last
First
Name
Name
Simpson Alice
Sanders Ned
Moore
Artie
Course ID Course
1234
ACCT-3603
1235
ACCT-3603
1236
MGMT-2103
Phone
No.
333-3333
444-4444
555-5555
COURSES
Section
1
2
1
STUDENT x COURSE
SCID
Student ID Course
333333333-1234 333-33-3333
1234
333333333-1236 333-33-3333
1236
111111111-1235 111-11-1111
1235
111111111-1236 111-11-1111
1235
Day
MWF
TR
MW
Relation
Time
8:30
9:30
8:30
Model ini menggambarkan bagaimana
data ditampilkan dalam skema tingkat
konseptual dan skema tingkat eksternal.
 Data secara fisik disimpan sesuai
dengan dekripsi dalam skema tingkat
internal.

Student ID
333-33-3333
111-11-1111
123-45-6789
STUDENTS
Last
First
Name
Name
Simpson Alice
Sanders Ned
Moore
Artie
Course ID Course
1234
ACCT-3603
1235
ACCT-3603
1236
MGMT-2103
STUDENT x COURSE
SCID
333333333-1234
333333333-1236
111111111-1235
111111111-1236
Phone
No.
333-3333
444-4444
555-5555
COURSES
Section
1
2
1
Day
MWF
TR
MW
Time
8:30
9:30
8:30
Student ID
333-33-3333
111-11-1111
123-45-6789
STUDENTS
Last
First
Name
Name
Simpson Alice
Sanders Ned
Moore
Artie
Course ID Course
1234
ACCT-3603
1235
ACCT-3603
1236
MGMT-2103
STUDENT x COURSE
SCID
333333333-1234
333333333-1236
111111111-1235
111111111-1236
Phone
No.
333-3333
444-4444
555-5555
COURSES
Section
1
2
1
Day
MWF
TR
MW
Time
8:30
9:30
8:30
Kunci utama (primary key) adalah
atribut , atau kombinasi dari
beberapa atribut, yang secara unik
mengindentifikasi baris tertentu
dalam sebuah tabel.
Student ID
333-33-3333
111-11-1111
123-45-6789
STUDENTS
Last
First
Name
Name
Simpson Alice
Sanders Ned
Moore
Artie
Course ID Course
1234
ACCT-3603
1235
ACCT-3603
1236
MGMT-2103
Phone
No.
333-3333
444-4444
555-5555
COURSES
Section
1
2
1
Day
MWF
TR
MW
Time
8:30
9:30
8:30
STUDENT x COURSE
SCID
333333333-1234
333333333-1236
111111111-1235
111111111-1236
Didalam beberapa tabel, dua atau lebih
atribut secara bersama-sama membentuk
kunci utama (primary key)
STUDENTS
Student ID
Last Name
First
Name
Phone No.
Advisor
No.
333-33-3333
Simpson
Alice
333-3333
1418
111-11-1111
Sanders
Ned
444-4444
1418
123-45-6789
Moore
Artie
555-5555
1503
ADVISORS
Advisor No.
Last Name
First Name
Office No.
1418
Howard
Glen
420
1419
Melton
Amy
316
1503
Zhang
Xi
202
1506
Radowski
J.D.
203
Kunci luar (foreign key) adalah atribut yang muncul dalam suatu
tabel, yang juga merupakan kunci utama dalam tabel lainnya.
Kunci-kunci luar digunakan untuk menghubungkan tabel-tabel.
STUDENTS
Student ID
Last Name
First
Name
Phone No.
Advisor
No.
333-33-3333
Simpson
Alice
333-3333
1418
111-11-1111
Sanders
Ned
444-4444
1418
123-45-6789
Moore
Artie
555-5555
1503
ADVISORS
Advisor No.
Last Name
First Name
Office No.
1418
Howard
Glen
420
1419
Melton
Amy
316
1503
Zhang
Xi
202
1506
Radowski
J.D.
203
Atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci (non-key
attribut) didalam setiap tabel, menyimpan informasi
penting mengenai entitasnya.

Persyaratan dasar untuk model data relasional
- Setiap kolom dalam sebuah baris harus berlainan
nilainya.
- Kunci utama (primary key) tidak boleh bernilai nol.
Syarat ini disebut pula sebagai peraturan integritas
entitas karena untuk memastikan bahwa setiap baris
dalam setiap hubungan harus mewakili data
mengenai obyek tertentu di dunia nyata.
- Kunci luar (Foreign key), jika tidak bernilai nol, harus
memiliki nilai yang sesuai dengan nilai kunci utama di
hubungan yang lain.
- Seluruh atribut yang bukan merupakan kunci dalam
sebuah tabel harus mendekripsikan obyek yang
diindentifikasi oleh kunci utama.

There are two basic ways to design wellstructured relational databases.
› Normalization
› Semantic data modeling

There are two basic ways to design wellstructured relational databases.
› Normalization
› Semantic data modeling

Normalization
› Starts with the assumption that everything is
initially stored in one large table.
› A set of rules is followed to decompose that
initial table into a set of normalized tables.
› Objective is to produce a set of tables in
third-normal form (3NF) because such tables
are free of update, insert, and delete
anomalies.
› Approach is beyond the scope of this book
but can be found in any database textbook.

There are two basic ways to design wellstructured relational databases.
› Normalization
› Semantic data modeling

Semantic data modeling (covered in
detail in Chapter 15)
› Database designer uses knowledge about
how business processes typically work and
the information needs associated with
transaction processing to draw a graphical
picture of what should be included in the
database.
› The resulting graphic is used to create a set
of relational tables that are in 3NF.

Advantages over simply following
normalization rules:
› Semantic data modeling uses the designer’s
knowledge about business processes and
practices; it therefore facilitates efficient
design of transaction processing databases.
› The resulting graphical model explicitly
represents information about the
organization’s business processes and
policies and facilitates communication with
intended users.

Creating relational database queries
› Databases store data for people and
organizations.
› To retrieve the data, you query the
database and its tables.
› Chapter 4 of your textbooks provides some
samples of database queries in Microsoft
Access.
› Try these on your own and/or with your
instructor in class.

Database systems may profoundly affect
the fundamental nature of accounting:
› May lead to abandonment of double-entry
accounting, because the redundancy of the
double entry is not necessary in computer
data processing.
› May also alter the nature of external
reporting.
 EXAMPLE: External users could have access to
the company’s database and manipulate the
data to meet their own reporting needs.

The use of accounting information in
decision making will be enhanced by:
› Powerful querying capabilities that
accompany database packages.
› The ability to accommodate multiple views
of the same underlying phenomenon.
› The ability to integrate financial and
operational data.
Accountants must become
knowledgeable about databases so
they can participate in developing the
AIS of the future.
 They must help ensure that adequate
controls are included to safeguard the
data and assure its reliability.

******** SELESAI ********